试述人力资源管理信息系统开发与应用

作者: 何朱必 分类: 我的论文 发布时间: 2016-04-22 15:04 ė views 6 34条评论

试述人力资源管理信息系统开发与应用

何朱必

(本文发表在《昆明工业职业技术学院》学报2016年第一期)

摘要:人力资源管理的终极目标是激发人的积极性。如何能保持企业员工的工作责任感,如何打造开心快乐的工作氛围,让员工每天有份好心情,激发他们的工作热情和减少人才的流失,已成为困扰企业人力资源管理日益尖锐的问题,可以说企业管理从根本上来讲就是对人的管理。经营企业,就是经营人。通过建立透明、相容、一致、易查和全面的人力资源信息系统,将与人相关的信息统一地管理起来,利用信息技术,建立企业人力资源管理信息系统,通过人力资源管理信息系统这一生产力工具的推广使用,使得人力资源管理业务流程再造成为可能,通过规范化、标准化实施业务管理,实现快速高效完成业务工作,减化工作流程,从而提高工作效率、降低管理营运成本。

本文就是基于上述开发背景阐述了企业人力资源管理信息系统的需求分析、系统分析、详细设计等整个开发过程。

 

关键词:管理信息系统;人力资源;开发与应用

作者简介:何朱必(1970-),男,云南石屏人,玉溪大红山矿业有限公司,高级经济师,主要从事企业经济管理与人力资源管理研究。

1.1人力资源管理信息系统开发背景

随着市场竞争的日趋激烈,人才已成为实现企业自身战略目标的一个非常关键的因素。人心向背和员工对工作的投入程度在很大程度上决定着企业自身的兴衰成败。如何能保持企业员工的工作责任感,如何打造开心快乐的工作氛围,让员工每天有份好心情,激发他们的工作热情和减少人才的流失,已成为困扰企业人力资源管理日益尖锐的问题,可以说企业管理从根本上来讲就是对人的管理。经营企业,就是经营人。现在“公平、公正、合理”的企业管理原则已为不少企业所采纳。但是要实现“公平、公正、合理”绝非易事,它不是仅靠规章制度和政策就可以解决的。通过建立透明、相容、一致、易查和全面的人力资源信息系统,将与人相关的信息统一地管理起来,才有可能为“公平、公正、合理”原则的实现,以及企业在运作和劳资纠纷等方面的风险规避等建立一套科学的保障体系。

1.2人力资源管理信息系统开发目标

人力资源管理模块以经营管理为目标,信息管理为基础,采用成熟、先进的计算机软件、硬件集成技术,融入科学的人事管理思想和模式,对企业及其下属公司的人事信息进行采集、储存、加工、处理和分析,使其及时、准确地反映企业的人事聘用状况、人员流动情况、薪资情况等人事信息,为各级管理者提供快速、准确的人事管理依据与辅助决策数据。

构建人力资源数据中心。利用人力资源管理信息系统的统计分析功能,企业能够及时准确地掌握企业内部员工的相关信息,如员工数量、员工结构等,确保员工数据信息的真实完整性,从而有利于更科学有效地开发与管理企业人力资源。
实现网上招聘。人力资源管理部门可以通过本企业的人力资源管理信息系统与其它专业网站的衔接,及时了解市场上人力资源的最新动向。与传统的现场招聘或借助中介机构招聘相比较,网上招聘大大节约了人力、财力、物力,提高了招聘效率。
员工培训规划。根据系统生成培训信息,分类统计,按培训需求提出培训计划,实现按需施教,不断提高员工业务技能,使其能够适应激烈的内部岗位竞争的需要。
达到企业与员工之间建立无缝协作关系的目的。以信息技术为平台的人力资源管理信息系统,更着眼于实现企业员工关系管理的自动化和协调化,系统使企业各层级各部门间的信息交流更为直接、及时、有效。

1.3人力资源管理信息系统目标需求

随着企业经营规模的不断扩大,经营方式趋于多样性,企业的管理也越来越复杂,面对不断蓬勃壮大发展的业务,企业在管理上必须跃上一个新的台阶。建立企业现代化管理系统已成为当务之急。不少企业往往使用电子表格管理人员信息和处理工资、五险两金缴费基数,在自由化快速实现报表功能等方面为企业带来了可观的绩效,为实现企业的信息管理打下了坚实的基础,积累了信息化管理的理论和实践经验。但每个人手边的信息资源是孤立存在的,企业内部多部门多头管理人员信息,就形成了一个个信息孤岛,相对固定性和企业的发展壮大、组织机构的调整变化、业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈,随着数据库技术及开发工具的不断升级,信息系统的构建越来越被多数企业所接受,单一功能的电子表格已经不能适应大公司目前和未来的各种管理需求,因此,各种管理信息系统被成熟而广泛推行使用在各行各业中。

人力资源管理信息系统是一个企业单位不可缺少的部分,是适应现代企业制度,推动企业人力资源管理走向科学化、规范化、自动化的必要条件。人力资源管理系统能够为用户提供充足的信息和快捷的数据处理、查询手段,以帮助企业管理人员了解企业现有的人力资源结构和人员状况。但一直以来人们使用传统人工报表的方式管理人员信息、工资数据、文件档案,这种管理方式存在许多缺点,如:重复劳动、效率低、安全性差、时间一长就会产生大量的文件和数据积压,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难,久而久之,造成管理不规范,信息差错率高,数据失真,浪费人力和时间。
因此,为了加快企业的信息化步伐,提高企业的管理水平,在激烈的社会竞争中立于不败之地,建设和完善人力资源管理系统已经变得十分必要和迫切。

2.1人力资源管理信息系统总体规划

人力资源管理信息系统开发和应用的基础是企业战略: 人力资源战略、人力资源管理流程、IT基础设施和软件技术。因此企业的运作要实现三方面转型:战略、流程和技术。战略通过确定企业长期的发展方向得以明确,包括: 单位总体战略,含人力资源战略(招聘战略、留人战略、开发战略);流程再造的目标是整合内部资源和能力,主要包括: 人力资源规划流程、薪酬管理流程、职业管理流程等;技术是我们实现运作模式转变的手段,人力资源管理技术主要体现在分析、综合、判断、筛选上,在实现人力资源管理自动化过程中,业绩考核、人才素质测评与岗位评估是非常典型的人力资源管理工具,整体上提高运作效率。运作转型方式的改变大体上如图所示:

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图1  人力资源管理战略管理结构图

2.2.1人力资源管理思想在软件中的体现

用MIS软件实现人力资源管理业务流程再造,充分体现管理信息化、数据自动化、报表模板化理念,管理思想如图所示:

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图2  人力资源管理思想示意图

2.2.2人力资源管理信息系统功能结构分析

首先,人力资源基础数据管理工作主要指要建立起企业人力资源运作的基础数据平台,这个平台首先要包括一套完整的人力资源管理信息代码体系,并建立完整的人力资源管理对象(机构、职务、岗位、人员等)数据库系统,这是企业一切人力资源管理活动的依据。

其次,在规范和发展情况下,我们可以把企业的人力资源管理系统分为六个层次:企业应用软件平台、人力资源数据管理、人力资源事务管理、人力资源制度与业务流程再造、人力资源规划与战略管理、员工与管理人员自助服务。

最后,企业的人力资源管理作为基础的水平管理体系,在建立人力资源管理信息系统时不能作为孤立的系统建设,必须与企业人力、岗位、技术、财务、销售、生产等有机整合,作为企业资源管理的一个子系统构建。

主要的功能模块分为以下几个部分,它们的功能描述如下:

人事管理模块:可以直观简单方便的分析和管理劳动组织、人力资源结构、人力资源规划;

考勤管理模块:包括员工考勤记录、主管部门审批、人事部门使用、考勤分析报表等实施有效劳动组织;

招聘管理模块:包括招聘信息管理、企业人才库建立分析与维护;

培训管理模块:包括培训计划、培训实施、培训登记与分析规划;

社保管理模块:包括“五险两金”的缴费基数、社会保险计算和员工社会保险台帐登记管理。

2.3人力资源管理信息系统软件设计构想

根据人力资源管理各岗位业务内容和业务流程,软件设计需实现将劳动合同、人事信息、人员调配、工资管理、员工培训等业务有机结合。软件设计为绿色软件(免安装、不污染Windows计算机操作系统),系统采用目前世界上运行速度最快的DBMS关系数据库软件 Microsoft  Visual FoxPro9.0,结合C语言及现代多媒体技术编写而成,具有良好的用户界面、较高的智能化性能及强大的自动化管理功能,由于系统采用较好的容错技术,因此增强了系统的自动纠错性能,可广泛适用于奔腾以上各档微机及兼容机,并实现ERP系统数据共享。

2.3.1人力资源管理信息系统应用及其相互关系

人力资源管理的日常业务主要涉及新进公司人员及离职人员的信息维护、岗位变动及人员调动管理、社会保险缴费基数申报、工资考勤处理、员工收入分析、工资总额统计、员工培训信息登记等等,业务间相互关系如图所示:

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图3 人力资源管理业务关系图

2.3.2人力资源管理业务流程分析

人力资源管理主要业务流程为:企业组织结构的框架管理,员工在企业生命周期的信息管理,劳动工资、保险福利数据处理,建立岗位能力的素质模型,建立对员工的能力培训体系,记录各种内外部的培训情况,并根据培训目标按能力素质匹配情况自动检索培训对象,使得培训工作系统化。

人力管理部门进行人力资源规划,员工考核登记,考勤管理部门主要负责主管部门的审批,考勤分析报表,招聘管理部门负责招聘信息管理,建立企业人才库,对人才的管理和使用。培训管理部门负责培训计划,培训组织实施。

根据对组织结构和业务功能体系的分析,对业务信息、业务流程等进行详细调查。流程分析的目的是了解各个业务流程的过程,明确各个部门之间的业务关系,明确每个业务处理的意义,为业务流程的合理化改造提供建议,为系统的数据流成变化提供依据。业务流程分析是要将企业具体的业务活动过程(内容、步骤等)描述出来,并对此优化。

在人力资源管理阶段,企业管理者主要考虑如何吸引优秀人才、合理配置人力资源、降低人工成本、积极鼓励创新、提高企业核心竞争力。人力资源管理系统的设计就是依此为出发点,功能范围从单一的工资管理、人事信息管理发展到可为决策提供及时数据支撑,为战略性人力资源管理提供现代化的流程管理工具,为员工查询基础信息提供网络自助功能的全方位解决方案。 

2.3.2.1人事管理模块分析 

人事管理模块的主要功能是对人事档案和合同进行有效的管理,并能对企业中常见的人事变动进行方便的操作,具体模块的流程包括:员工档案管理,员工调动管理,员工离职管理,员工休工停薪留职管理,员工退休管理,员工复职管理,员工合同管理,职业技能和专业技术管理。

2.3.2.2 绩效管理模块分析

月度绩效考核。针对岗位绩效指标进行绩效考核,能使员工对其本身应履行的职务发挥较高的成效,并能避免或减少员工敷衍塞责的情形。考核也是员工未来调薪、调职、奖惩等的重要参考依据。

员工考核查询。此模块能够对员工以往考核情况进行查询,提供多种查询方式,可以按员工编号查询,也可以按员工姓名查询,还可以按时间查询。

奖惩情况查询。适时与适当的奖惩制度,能及时激励组织的工作绩效,并且能够弥补年度考核实效性较为不足的缺憾。因此奖惩作业必须实时予以进行,所谓实时进行必须包含事实真相的调查与评估。

2.3.2.3人力资源规划模块分析 

部门人员统计。此模块能对部门中不同类型的员工和不同的职位进行人数统计,并以柱状图的方式显示出来,方便查询和使用。

人员需求预测。此模块能够对各部门的各个职位未来的人员需求情况进行预测,并可以作为后续招聘计划制定的主要依据。

人员需求申请。此模块接受部门提出的人员需求申请,并把此信息保存到人员需求数据库表中,可以为后面的招聘计划制定与发布模块提供数据。

招聘计划的制定与发布。此模块允许人力资源部门根据各部门的人员需求情况制定招聘计划并发布此计划。

人力资源管理信息系统具体的业务流程及在该业务流程表中的流向如下图所示:

 

图4  人力资源管理业务流程图

2.3.3人力资源管理业务信息管理

人力资源管理的基本业务以及业务动向都伴随着信息传递、登记、分析和管理,通过对业务流程系统分析,必须统筹好每个环节的信息管理。

招聘管理流程。公司各部门根据部门具体情况的分析得出各部门的岗位需求,制定出部门人员需求计划,将部门的人员需求计划交由财务部进行人工成本核算,制定出人工成本预算表,人力资源部根据各部门的人员需求计划和人工成本预算表制定出人力资源计划,经由经理审批通过后由人力资源部发布招聘信息。人力资源部对应聘者进行面试,通过面试得到公司录用的将要填写个人信息登记表,由人力资源部将个人信息登记表输入员工档案库,录用的应聘者通过试用期后会签定聘用合同,聘用合同将与个人信息一起由人力资源部输入信息系统保存到员工个人信息数据库中。

培训管理流程。人力资源部根据各部门各岗位的培训需求制定培训计划书,经由经理审批通过后制定出具体的培训安排(包括不同岗位的培训课程安排和时间表)并登入培训档案库,同时在内部网络发布培训信息。培训实施后将员工的培训评估表存入员工个人信息数据库。

绩效管理流程。为激励员工的工作,对每个员工的工作成果进行评定,人力资源部制定考核评定表,根据考核周期(一周、一月或一季)和内容进行评定,评定的结果反映出员工对公司的贡献和个人为增长自己的知识、技术和潜能以及在特定领域为提供绩效所做的努力。这个结果也是激励性薪酬的基本依据,所以会关联工资库,同时也会存入员工个人信息数据库。

薪酬管理流程。根据岗位分析的结果制定薪酬结构,按照薪酬结构和考勤情况进行基本工资的计算,制定出基本工资表并保存入工资库,根据基本工资表和福利等应付工资表和实发工资表给付员工薪酬,并做实工资台帐,进行收入分析。

档案管理流程。员工档案、工资表档案、培训档案等都需存档,人力资源部负责将这些档案存入相应的数据库中,使公司人员的信息能统一规范管理起来,并对各数据库中的数据和信息做及时准确完整的更新,给管理人员战略决策提供及时准确方便的信息查询,提高工作效率,使人力资源管理规范化、自动化。

 

2.3.4人力资源管理信息系统的功能设计软件框架

技术为管理服务。人力资源管理信息系统要发挥其作用仅靠技术还不行,必须与先进的管理理念结合起来。人力资源管理的实质是将知识资源视为企业最重要的战略资源,而人力资源管理信息系统本身就渗透着知识管理的思想,其关注的是如何利用员工数据信息获得员工知识,再利用这些知识获取最大的效益,这一管理思想应贯穿于人力资源管理信息化过程的始终。

以技术支持为保障。人力资源管理信息系统从收集数据到数据加工、储存、传送、使用和维护都离不开计算机信息技术的支持,缺乏有效的技术支持,系统的工作效率将难以保证,管理理念的贯彻也将失去落脚点。人力资源管理信息系统通过全面运用计算机编程技术、网络通讯技术、数据库技术以及运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术,实测企业的人力资源现状并建立起企业人力资源管理专家系统,为企业提供有关人力资源问题的高质量解决方案。

根据人力资源管理的岗位业务需求与业务流程,将系统操作界面设计为员工自然状况管理模块、劳动人事管理模块、社会保险管理模块、员工培训管理模块、用户权限管理模块、系统设置、数据初始化模块。运用数据库编程技术结合工作业务有针对性地开发,注重实用性与专业性的结合,各大功能模块,共用一个数据库,生成不同的用户UI界面,实现人力资源管理常用的“劳动人事”、“社会保险”和“员工培训”三大功能应用。系统的运用可使人力资源管理各岗位业务有机结合,形成一个闭合循环系统,实现各功能模块间数据的共享,代替人力资源管理的手工计算或做手工电子台帐,有效地提高工作效率,降低人工成本。

软件设计框架结构如图所示:

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图5 人力资源管理信息系统软件设计结构图

 3.1人力资源管理信息系统应用特点

通过人力资源管理业务与信息化应用软件深度融合,轻松实现了人力资源管理信息化业务流程再造,是人事、统计管理人员在日常人力资源管理中提高工作效率、快捷处理各种复杂数据查询和打印分析统计报表所必备的生产力工具。软件具有友好的用户界面、最快的运算处理速度、安装简便、操作简单、功能实用、稳定可靠等优点。利用企业现有的内网作物理平台,快速方便地查询、统计人力资源信息、处理工资保险等数据,不用再去手工翻册子、查档案、手工做帐处理诸如工资、保险等一些繁琐的数据,提高了人力资源管理人员的工作效率。

系统最大的特色是高度融合了目前运行速度最快的关系数据库管理系统Visual FoxPro 9.0 及大家最喜闻乐见的电子表 Excel,充分发挥了数据库处理技术与电子表快捷生成报表强强联合优势,提高人力资源管理工作效率,轻松实现信息管理自动化、报表处理快捷化、决策支持可靠化等特点。

  • 管理信息化、数据自动化、报表模板化;
  • 系统具有分配数据查询、报表导出的使用权限功能,可设置多条件组合的条件查询,并灵活分配用户使用权限,满足组织中的各类用户权限管理,对信息查询限制和保密;
  • 灵活自定义各种查询和报表导出,自主控制报表的数据范围和查询组合条件;
  • 对报表数据导入、导出,提供电子表格或图表分析功能;
  • 实现岗位、人事、薪酬、福利、人力资源状况、员工变动、考勤休假的多种信息的多种条件的报表输出;
  • 直接导出导入系统内外数据,运用电子表格方便实用的制表工具,方便设计完成任意复杂结构的报表,报表格式定义简单,易学易用;
  • 根据实际工作业务要求方便制作编辑各种数据报表模板,模板本身可以方便地保存和读取,从而实现业务报表的修改使用;
  • 充分运用大家最喜闻乐见的电子表格自由快速做报表,可以直观地改变报表中的所有内容,如表头、表尾的的文字,包括字体、位置、内容等。可自定义制作出形状极其复杂的报表格式,更符合国人的操作习惯;
  • 系统生成的文本文件又可直接作为ERP系统的导入导出模板数据,快速实现人力资源管理信息系统与ERP系统数据交换和共享,与ERP系统无缝连接,实现功能互补,满足用户数据转换、方便快捷应用。

 3.2人力资源管理信息系统应用流程

系统具备“设计结构合理,维护极其方便,数据库力求精简,功能设计强大”等特点,具自动识错、提示功能,系统除少量原始数据录入外,自动生成各类报表或查询数据库,可与其它大型数据库无缝连接,轻松导出导入数据,实现数据共享。系统力求界面通俗易懂,操作智能化程度高,简单易行;首先,简单采集本程序需要的基础数据,其次,少量快速录入劳动人事管理日常业务基本项目、原始数据,最后,系统根据系统设置对原始数据自动化处理,完成一切日常管理工作中繁琐的计算工作,提供劳动人事管理工作中各类报表、数据查询和分析统计报告,可以说人力资源管理信息系统是高度智能化的超级“傻瓜”型软件。

在系统生成的人员信息、工资数据的基础上,还不断扩展了业务特色功能,根据社会保险政策相关文件编写实用程序功能模块,对系统外快速生成上报社会保险管理部门数据,实现全自动更新数据盘,导出住房公积金、企业年金及各种社会保险缴费基数(五险两金年缴费基数),方便用户向企业年金管理银行、上级社会保险管理部门报送数据盘(电子表);对内实现信息化管理社会保险台帐报表、做实缴费登记手册卡片、打印退休职工养老保险待遇。

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图6 人力资源管理信息系统应用流程图

4 人力资源管理信息系统管理办法

信息化工具只有高度重视和正确使用,常学常用才能见到这一生产力工具带来的实际效益。为及时、准确掌握人力资源状况,提高各单位的人力资源管理水平,发挥好人力资源管理信息系统的作用,必须切实制订一个保障信息系统正常运行的管理办法。明确要求相关人员必须熟练使用这一生产力工具,做到业务流程畅通无阻,数据信息维护及时准确无误。

信息系统按“统一管理、分级维护、授权操作”的原则进行管理。

人力资源管理员负责维护信息系统的正常运行,调整信息系统基层管理员权限,定期进行数据备份,保证计算机、信息系统数据安全,监督、指导基层管理员做好系统维护,对系统的正确使用执行奖励和考核。

5 人力资源管理信息系统开发的目标与方向

国内外人力资源管理系统已经历了漫长的发展过程,传统的人力资源管理系统,主要是用来解决人力资源部门内部的业务管理问题,如人事信息管理、薪资计算、考勤管理等等,系统的应用,能够从某种程度上提升人力资源管理的效率,但由于系统的用户对象主要是人力资源管理相关的管理人员,人力资源管理的信息流很难突破管理部门之外,从而导致了人力资源管理体系的封闭状况始终不能得到解决。随着Internet/Intranet技术的发展,信息流突破了部门的限制而延伸到单位内外的各个角落,使得人力资源管理的业务流程再造有了稳定、可靠的技术支持,人力资源管理体系也将因此而突破封闭的模式,单位各级管理者及普通员工都能参与到人力资源的管理活动中来,这就提出了Web人力资源信息系统开发课题 。

与传统人力资源管理系统不同,Web人力资源信息系统将从“全面人力资源管理”的角度出发,利用Internet/Intranet技术为人力资源管理搭建个性化、规范化、网络化、动态化的工作平台,在满足人力资源部门业务管理需求的基础上,还将人力资源管理生态链上不同的角色联系起来,使得人力资源信息系统成为单位实行“全面人力资源管理”的平台。

6 结论

企业要实现持续、稳定的发展,就要求所有员工都能以战略为核心统一行动,相互协作。使组织的人力资源管理系统将组织愿景、价值观念、企业文化等等一些高端的经营理念真正有效地转化为每一位员工在日常工作中表现出来的言行习性,使人力资源管理系统各大功能板块之间真正实现有效的联动。吸收先进的管理思想,完善与社会主义市场经济体制相适应的人力资源管理制度体系,其终结目标是“最大限度地激活人力资源”。只有借鉴国外企业成功经验,结合国内的企业现实,尊重员工的“个性化”需要 ,建立起甄选实绩化、职责岗位化、发展业绩化、管理制度化、利益共同化、薪酬市场化、保障社会化、组织目标与个人价值协同化等“选人用人、激励开发、拴心留人”激励机制,强调能力本位和业绩本位,才能达到尊重、保护、留住、激励、培育、用好人才的目标,也才能真正发挥出人力资源管理的核心竞争力作用。

 

参考文献 

[1] 史济民  Visual Foxpro 及其应用系统开发 北京:清华大学出版社,2000 

 [2] 黄梯云  管理信息系统 北京:电子工业出版社,1995

[3] 李显济  计算机网络 北京:机械工业出版社,1988

 

 

 

本文出自何朱必博客,转载时请注明出处及相应链接。

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34条评论

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  26. 小易分享网 2016年8月23日 上午5:15 回复

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  27. 男孩资源网(www.bittyboy.com) 2016年8月14日 下午6:05 回复

    过来看看你的博客,希望每天都更新一些文章。

    1. 何朱必 2016年8月15日 下午12:16 回复

      努力中……

  28. 内涵妹 2016年6月30日 下午5:31 回复

    路过此地,喝杯茶再走,O(∩_∩)O~ 有空来找内涵妹 neihanmei.cn 聊聊呗

    1. 何朱必 2016年7月1日 上午7:12 回复

      好的^ω^

  29. 广东硅谷学院 2016年6月18日 下午5:09 回复

    学好IT好就业选硅谷IT,学技能拿文凭事半功倍,紧跟专业教师一起冲浪IT行业。我们有建设学习型专业师资团队,教师领跑学生紧随其后。(QQ:800015777,电话0754-88989555)

    1. 何朱必 2016年6月19日 上午8:15 回复

      是网校学习吗?

  30. 何朱必 2016年6月7日 下午10:31 回复

    hrmis人力资源系统这一生产力工具永远给力劳资战线上的朋友们,欢迎到我网站下载使用,并悉听各位同仁宝贵意见,共同开发升级系统。

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